Vedtægter for Roskilde Handel og Erhverv
1. NAVN OG HJEMSTED
1.1 Foreningens navn er Roskilde Handel og Erhverv.
1.2 Foreningens binavn er Erhvervsforum Roskilde og Roskilde Handel.
1.3 Foreningens hjemsted er Roskilde Kommune.
2. FORMÅL
2.1 Foreningens formål er primært at varetager og fremme medlemmernes erhvervsmæssige lokale interesser igennem Foreningens aktiviteter, samarbejder og netværk.
2.2 Foreningen skal samtidig styrke, koordinere og lede samarbejdet imellem detailhandel, turismeaktører, øvrige erhverv samt uddannelsesinstitutionerne i Roskilde Kommune, til gavn og glæde for såvel gæster, borgere og kultur- og erhvervsliv i Roskilde Kommune.
2.3 Videre er det Foreningens formål at fungere som operatør af kommunale erhvervsserviceopgaver i Roskilde Kommune.
2.4 Videre er det ligeledes forenings formål at udvikle og gennemføre aktiviteter for Bymidten.
3. MEDLEMMER
3.1 Alle forretnings- og erhvervsdrivende, institutioner, organisationer eller andre med erhvervs- eller uddannelsesmæssig interesse i Roskilde Kommune kan optages som medlemmer i Foreningen.
3.2 Ansøgning om medlemskab i Foreningen sker elektronisk vis Foreningens hjemmeside eller ved skriftlig henvendelse til Sekretariatet.
3.3 Foreningens sekretariat træffer beslutning om optagelse af nye medlemmer. Opstår der tvivl om, hvorvidt en medlemsansøgning kan imødekommes, træffer bestyrelsen endelig afgørelse herom.
3.4 Medlemskab gælder for et år ad gangen og følger kalenderåret.
4. EKSKLUSION
4.1 Bestyrelsen kan uden yderligere varsel ekskludere et medlem;
a) der ikke har betalt skyldigt kontingent senest 14 dage efter skriftligt påkrav herom,
b) der modarbejder Foreningen, og ikke inden 10 dage efter skriftligt påkrav herom har berigtiget dette,
c) der på generalforsamlingen med 2/3 flertal anses for uværdige til at være medlem, eller
d) der ikke længere opfylder betingelserne i vedtægternes punkt 3.1 for at være medlem i Foreningen.
5. HÆFTELSE
5.1 Foreningen hæfter alene for sine forpligtelser, og hverken Bestyrelsen, Direktionen, Sekretariatet eller medlemmerne kan holdes ansvarlige for Foreningens forpligtelser, jf. dog punkt 5.2.
5.2 Bestyrelses- eller direktionsmedlemmer hæfter personligt for Foreningens tab, hvis et bestyrelses- eller direktionsmedlem ved forsæt eller grov uagtsomhed har påført Foreningen et tab eller har påført Foreningen en forpligtelse, der ikke er inden for Foreningens formål.
5.3 Foreningen tegner en bestyrelsesansvarsforsikring gældende for hele bestyrelsen inkl. suppleanter.
6. KONTINGENT
6.1 Kontingentet fastsættes årligt på den ordinære generalforsamling ved simpelt flertal. Kontingentnedsættelser kræver 2/3 flertal blandt medlemmerne repræsenteret på generalforsamlingen.
6.2 Kontingentet eller en del heraf refunderes ikke ved ophør af et medlemskab, uanset årsagen hertil.
7. STEMMERET OG STEMMEFLERTAL
7.1 På generalforsamlingen har hvert medlem én stemme.
7.2 Medlemmerne har mulighed for at afgive deres stemme skriftligt til bestyrelsen forud for generalforsamlingen. Er en stemme modtaget af Foreningen, er den bindende for medlemmet og kan ikke tilbagekaldes.
7.3 Medlemmer kan overdrage deres stemmeret til tredjemand via fuldmagt, og tredjemand skal være medlem af foreningen. Et medlem kan max medbringe 3 fuldmagter.
7.4 Alle beslutninger på generalforsamlingen eller på bestyrelsesmøderne træffes ved simpelt flertal blandt de repræsenterede, medmindre andet udtrykkeligt er angivet i vedtægterne.
7.5 Vedtægtsændringer kræver 2/3 flertal blandt medlemmerne repræsenteret på generalforsamlingen.
8. MEDDELELSER
8.1 Foreningen kan give alle meddelelser til sine medlemmer ved elektronisk kommunikation, ligesom dokumenter kan fremlægges eller sendes elektronisk.
8.2 Alle medlemmer skal sikre, at Foreningen til enhver tid er i besiddelse af deres korrekte e-mailadresse.
8.3 Hvis bestyrelsen måtte beslutte det, kan den i punkt 8.1 nævnte kommunikationsform også anvendes mellem Foreningen og bestyrelsens medlemmer. Bestyrelsesformanden fører en liste over bestyrelsens medlemmers e-mailadresser.
9. GENERALFORSAMLINGEN
9.1 Generalforsamlingen er Foreningens øverste myndighed.
9.2 Generalforsamlinger afholdes i Foreningens hjemsted.
9.3 Ordinær generalforsamling skal afholdes hvert år i maj måned.
9.4 Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når Foreningens bestyrelse, den eventuelt generalforsamlingsvalgte revisor eller mindst 25 % af Foreningens medlemmer har forlangt det.
9.5 Indkaldelse skal ske med højest fire og mindst to ugers varsel. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske senest fire uger efter, at der i medfør vedtægterne er fremsat ønske om afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling.
9.6 Bestyrelsen indkalder til generalforsamling ved e-mail til hvert medlem via den e-mailadresse, som medlemmet har oplyst til Sekretariatet, jf. dog punkt 8.2. Er oplysningerne mangelfulde, har bestyrelsen ingen pligt til at søge disse berigtiget eller til at indkalde på anden måde. Bestyrelsen kan herudover vælge at offentlige indkaldelsen via Foreningens hjemmeside, Foreningens sociale medier og/eller lokale trykte medier.
9.7 Indkaldelsen skal angive tid og sted for generalforsamlingen samt dagsorden, hvoraf fremgår, hvilke emner der skal behandles på generalforsamlingen. Hvis der skal behandles forslag til vedtægtsændringer på generalforsamlingen, skal dagsordenen angive forslagets væsentligste indhold.
9.8 Senest to uger før generalforsamlingen skal dagsordenen og de fuldstændige forslag samt – for den ordinære generalforsamlings vedkommende – årsrapport fremlægges til eftersyn for kapitalejerne på Foreningens kontor og/eller hjemmeside.
9.9 Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal omfatte følgende:
a) Valg af dirigent
b) Bestyrelsens årsberetning og budget for indeværende år
c) Godkendelse af årsrapporten
d) Behandling af indkomne forslag
e) Valg af bestyrelse og suppleanter
f) Valg af revisor
g) Evt.
9.10 Medlemmerne kan forud for generalforsamlingen stille forslag til dagsordenen. Sådanne forslag skal være modtaget af bestyrelsen inden 1. april.
9.11 Forhandlingerne på generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af generalforsamlingen. Dirigenten påser, at generalforsamlingen afholdes på en forsvarlig og hensigtsmæssig måde. Dirigenten har blandt andet ret til at tilrettelægge drøftelser, udforme afstemningstemaer, beslutte hvornår debatten er overstået, afskære indlæg, bortvise deltagere fra generalforsamlingen og afgøre spørgsmål vedrørende resultatet af stemmeafgivning. Dirigenten afgør under ansvar for domstolene således alle spørgsmål vedrørende sagernes behandling, stemmeafgivning og afstemningens resultat.
9.12 Et referat af generalforsamlingen indføres i Foreningens forhandlingsprotokol. Referatet skal underskrives af dirigenten. Referatet offentliggøres på Foreningens hjemmeside.
10. BESTYRELSE
10.1 Alene medlemmer af Foreningen kan vælges som bestyrelsesmedlemmer.
10.2 Forenings første bestyrelse udpeges af de to fusionerende organisationer. Roskilde Handel udpeger 3 og Erhvervsforum Roskilde udpeger 5. Hvoraf de 3 er på valg første gang til generalforsamling i 2026 heraf 1 fra Roskilde Handel og 2 fra Erhvervsforum Roskilde. Herefter gælder punkt 10.3 og 10.4.
10.3 Generalforsamlingen vælger 8 medlemmer til bestyrelsen, samt 2 suppleanter. Fra 2027 udpeger Roskilde Kommunes Byråd en repræsentant til bestyrelsen, således at bestyrelsen fra 2027 vil bestå af 9 medlemmer og 2 suppleanter.
10.4 Medlemmer af bestyrelsen, som er valgt af generalforsamlingen, afgår hvert andet år på den ordinære generalforsamling, men kan genvælges. Suppleanter vælges for 1 år ad gangen.
10.5 Bestyrelsen vælger blandt sine medlemmer en formand og en næstformand. I tilfælde af stemmelighed er formandens, alternativt næstformandens, stemme afgørende.
10.6 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når der er mindst 5 medlemmer til stede og mindst en af disse er enten formanden eller næstformanden. Blandt disse 5 skal der indtil 1. januar 2027 være repræsentation af begge tidligere foreninger.
10.7 Bestyrelsen træffer ved en forretningsorden nærmere bestemmelser om udførelsen af deres hverv.
10.8 Bestyrelsen skal udpege et aktivitetsudvalg for bymidteaktiviteter bestående af 5 medlemmer af foreningen, en repræsentant fra bestyrelsen. Direktør og medarbejdere deltager efter behov, dog således at der minimum altid er en repræsentant fra Sekretariatet til stede.
10.9 Bestyrelsen fastsætter hvert år et aktivitetsbudget til aktivitetsudvalget.
11. DIREKTION OG SEKRETARIAT
11.1 Bestyrelsen ansætter en direktion bestående af én direktør.
11.2 Bestyrelsen er bemyndiget til at oprette et Sekretariat i form af en driftsorganisation, der med reference til Direktionen skal varetage Foreningens daglige opgaver, herunder medlemsservice.
11.3 Bestyrelsen skal oprette et aktivitetsudvalg jf. 10.8
12. TEGNINGSREGEL
12.1 Foreningen tegnes af bestyrelsesformanden eller næstformanden i forening med den adm. direktør eller af den samlede bestyrelse.
12.2 Bestyrelsen kan meddele prokura til Direktionen og/eller Sekretariatet.
13. REVISION
13.1 Foreningens årsrapport revideres af en godkendt, registeret eller statsautoriseret revisor.
13.2 Revisor vælges af den ordinære generalforsamling for ét år ad gangen, men kan genvælges.
13.3 Foreningens årsrapport udarbejdes og aflægges på dansk.
14. REGNSKABSÅR
14.1 Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.
15. OPLØSNING
15.1 Beslutning om Foreningens opløsning kræver 3/4 flertal blandt medlemmerne repræsenteret på generalforsamlingen. På samme generalforsamling træffes beslutning om anvendelsen af en eventuel formue i forbindelse med opløsningen.
15.2 Opløsning af Foreningen skal varetages af en erfaren likvidator, der vælges af generalforsamlingen.
Vedtaget på generalforsamlingen den 13. maj 2025.